一、招聘信息的處理
企業(yè)招聘時(shí)會獲得大量簡歷，上面包含應(yīng)聘者的個(gè)人信息。企業(yè)對應(yīng)聘未成功者的信息處理一般只是提示作為企業(yè)后備人才納入儲備庫中，目前這種做法已經(jīng)不適應(yīng)法律要求。建議企業(yè)在招聘信息中明確應(yīng)聘未成功者簡歷的處理方式，若要將信息納入人才儲備庫中，應(yīng)當(dāng)征得同意并建立人才庫管理規(guī)范以做到合法合規(guī)。
二、“背調(diào)”的規(guī)范
員工背景調(diào)查環(huán)節(jié)的信息保護(hù)問題主要分兩方面：一是企業(yè)對員工進(jìn)行背景調(diào)查；二是企業(yè)收到其他公司對員工的背景調(diào)查。對第一種情況，建議企業(yè)在“背調(diào)”前征得員工的書面同意，并在書面文件中明確調(diào)查范圍；對第二種情況，若企業(yè)事先未征得員工同意，不建議企業(yè)向他人透露員工的信息。
三、入職員工信息的分類
絕大部分企業(yè)都要求員工填寫《員工信息采集表》等文件，其內(nèi)容包括姓名、聯(lián)系方式、住址、學(xué)歷、婚姻狀況、健康狀況等。上述信息部分屬于訂立合同實(shí)施人力資源管理所必須，部分屬于應(yīng)當(dāng)征得員工同意方可收集。企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行區(qū)分，并告知員工信息收集的目的、使用方式、保護(hù)措施等。
四、員工信息日常管理
建議企業(yè)設(shè)立人力資源專業(yè)崗位，明確責(zé)任主體；建議設(shè)立員工信息保護(hù)機(jī)制，明確可查詢、復(fù)制的權(quán)限；建議制定員工信息管理規(guī)范，對員工信息保存、查詢、復(fù)制、刪除等流程進(jìn)行規(guī)范；建議針對員工信息的使用、處理均要留痕。
五、離職員工信息處理
員工離職并不代表企業(yè)必須要?jiǎng)h除員工的個(gè)人信息，當(dāng)然也不代表企業(yè)可以隨意處置信息。企業(yè)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確區(qū)分哪些信息屬于實(shí)施人力資源管理所必須，哪些信息屬于需經(jīng)員工同意才可處理。無論上述哪一類信息，企業(yè)都應(yīng)當(dāng)做好保護(hù)措施，未經(jīng)員工許可前不得向他人披露。
